Galeta Tedarikçisi Seçerken Nelere Dikkat Edilmeli?

Galeta tedarikçisi seçmek, galeta üreticisi seçmekle aynı şey değildir. Üretici ürünü fiilen üreten taraftır; tedarikçi ise size fatura kesen, sevkiyatı planlayan ve sorun çıktığında muhatap olan taraftır. Bu ikisi aynı firma olabilir, olmayabilir. Tedarikçi seçiminde ölçülen şey üretim yetkinliğinden çok ticari ilişkinin nasıl yürüyeceğidir.

Galeta Tedarikçisi ile Üretici Arasındaki Fark Nedir?

Bir toptancı, distribütör ya da platform satıcısı tedarikçidir ama üretici değildir. Bu ayrım pratik sonuçlar doğurur: teknik bir soruda üretici olmayan tedarikçi cevabı kendi kaynağından almak zorundadır ve bu süre uzayabilir. Buna karşılık aynı tedarikçi, geniş ürün yelpazesi ve esnek sevkiyat açısından üreticiden daha kullanışlı olabilir.

Bu yüzden değerlendirmenin ilk adımı, karşınızdakinin hangi rolde olduğunu netleştirmektir. Ürünü kendisi mi üretiyor, başka bir tesisten mi alıyor? Cevap ne olursa olsun sorun değildir; bilinmemesi sorundur.

Tedarikçi Onay Dosyasında Ne Bulunmalı?

Onay dosyası, ilk siparişten önce bir kere toplanan ve sonra güncel tutulan bir belge setidir. Zincir işletmelerde zorunlu bir süreçtir, küçük işletmelerde ise bir klasörle çözülür. İçeriği her iki durumda da benzerdir.

• İşletme kayıt belgesi. Türkiye'de gıda işletmeleri, 5996 sayılı Veteriner Hizmetleri, Bitki Sağlığı, Gıda ve Yem Kanunu'nun 30. maddesi gereğince Tarım ve Orman Bakanlığı nezdinde kayıt yaptırmak zorundadır ve kayıt tamamlanmadan üretim, dağıtım veya satış yapılamaz.
• Ticaret sicil ve vergi bilgileri. Faturayı kesecek unvanla anlaştığınız firmanın aynı olduğunu doğrular.
• Ürün listesi. Çeşit adları, gramajlar, koli içi adet, barkodlar.
• Etiket örnekleri ve besin değeri tabloları. Her çeşit için ayrı.
• Alerjen bilgisi ve çapraz bulaşma beyanı. Yazılı olarak, tahmine yer bırakmadan.
• Varsa gönüllü sistem belgeleri. Kapsamı, geçerlilik tarihi ve belgeyi düzenleyen kuruluş kontrol edilerek.
• İletişim listesi. Sipariş, sevkiyat, muhasebe ve teknik konular için ayrı ayrı muhatap.
• Çalışma koşulları. Fiyat geçerliliği, vade, teslim şekli, sevkiyat günleri, uygunsuzluk süreci.

Belgelerin bir kez toplanıp unutulmaması gerekir. Belge geçerlilik tarihlerini takvime işlemek, denetim ya da müşteri sorusu geldiğinde aramakla vakit kaybetmeyi önler.

Servis Seviyesi Nasıl Ölçülür?

Tedarikçi performansını konuşurken en sık kullanılan cümle "genelde iyiler" olur. Bu cümle bir ölçü değildir. Basit ve uygulanabilir üç gösterge, ilişkiyi izlenebilir hale getirir.

Bu üç sayıyı bir tabloya işlemek ayda birkaç dakika alır. Üç ay sonunda tedarikçiyle yapılacak görüşme, izlenimler yerine sayılar üzerinden ilerler ve çok daha verimli geçer.

İletişimde Muhatap Neden Net Olmalı?

Tedarik ilişkilerindeki sorunların önemli bir bölümü kalite değil iletişim kaynaklıdır. Sipariş kime iletiliyor, sevkiyat gecikmesini kim haber veriyor, teknik soru kime gidiyor? Bu üç sorunun cevabı belirsizse, her sorun baştan çözülmeye çalışılır.

Sağlıklı bir düzende şunlar bulunur:

1. Siparişin yazılı bir kanaldan iletilmesi ve teyit alınması. Sözlü sipariş, anlaşmazlığın en yaygın kaynağıdır.
2. Sevkiyat öncesinde bilgilendirme; hangi ürünlerin hangi miktarda çıktığı.
3. Eksik ya da gecikme durumunda tedarikçinin proaktif haber vermesi. Eksiği alıcının fark etmesi kötü bir işarettir.
4. Teknik sorular için ayrı bir muhatap; satış temsilcisi her soruyu cevaplayamayabilir.
5. Tatil ve yoğun dönem planının önceden paylaşılması.

Uygunsuzluk Çıktığında Ne Olacak?

Kırık oranı yüksek gelen, kısa tarihli sevk edilen ya da yanlış çeşit gönderilen bir sevkiyatta izlenecek yol, sorun çıkmadan önce yazılı hale getirilmelidir. Sonradan konuşulduğunda taraflar kendi lehine yorumlar.

Yazılı hale getirilmesi gereken maddeler:

• Uygunsuzluğun kaç gün içinde bildirileceği
• Bildirimin nasıl belgeleneceği (fotoğraf, tartım, sayım)
• Kabul edilebilir kırık ve toz oranı üst sınırı
• Teslimde ürünün kalan tarih oranı için alt sınır
• Çözüm biçimi: iade, yenisiyle değişim ya da bedel düzeltmesi
• Çözümün hangi süre içinde tamamlanacağı
• Tekrarlayan uygunsuzlukta ne yapılacağı

Bu maddeler bir sayfayı geçmez ve ilişkiyi kişisel iyi niyetten kurumsal bir zemine taşır.

Fiyat Davranışı Neden Fiyat Kadar Önemli?

Hammadde ve enerji maliyetlerinin oynak olduğu dönemlerde tedarikçi seçiminde fiyatın kendisi kadar fiyatın davranışı da önemlidir. Sık ve habersiz fiyat değiştiren bir tedarikçi, ucuz olsa bile planlamayı zorlaştırır.

Konuşulması gereken başlıklar: fiyatın hangi tarihe kadar geçerli olduğu, revizyon durumunda kaç gün önceden bildirim yapılacağı, bildirim öncesinde verilmiş ama sevk edilmemiş siparişlerin hangi fiyattan işleneceği ve miktar kademelerinin revizyondan sonra korunup korunmayacağı. Bu dört madde çoğu anlaşmazlığın kaynağını baştan ortadan kaldırır.

Tedarik Sürekliliği Nasıl Güvenceye Alınır?

Tek tedarikçiyle çalışmak süreci sadeleştirir ama riski tek noktada toplar. Ürün işletmenizin satışında ya da menüsünde belirleyici bir yer tutuyorsa, ikinci bir kaynağın önceden kurulmuş olması değerlidir.

İkinci kaynağın gerçekten işe yaraması için üç koşul gerekir: önceden kurulmuş olması, küçük ama düzenli siparişlerle canlı tutulması ve ürününün kendi kabul kriterlerinizden geçmiş olması. Kriz anında ilk kez aranan bir tedarikçi, genellikle ne fiyat ne termin açısından yardımcı olabilir.

Sipariş hacmi düşük olan işletmelerde ikinci bir tedarikçiyi canlı tutmak minimum sipariş koşulları nedeniyle güçleşir. Böyle durumlarda yedek kaynak bir tedarikçi yerine bir kanal olabilir: hangi çeşitlerin yakındaki bir toptan satış noktasından karşılanabileceğini önceden belirlemek, kriz anında karar verme süresini kısaltır.

Tedarikçi Ziyaretinde Neye Bakılır?

Üretim yapan bir tedarikçiyi ziyaret etme imkânı varsa, kısa bir gezinti bile belgelerin vermediği bilgiyi verir. Bakılacak noktalar:

• Hammadde deposunun düzeni ve zeminden yükseklik uygulaması
• Ürünün ambalajlandığı alanın temizliği ve düzeni
• Bitmiş ürün deposunda parti ayrımının nasıl yapıldığı
• Kayıtların dijital mi kâğıt mı tutulduğu ve ne kadar güncel olduğu
• Personelin hijyen uygulamalarının rutin görünüp görünmediği
• Bir partinin hammadde kaydına ne kadar sürede ulaşıldığı

Son madde en ayırt edicisidir. İzlenebilirlik sisteminin gerçekten çalışıp çalışmadığı, rastgele seçilen bir parti numarasının kaydına kaç dakikada ulaşıldığına bakılarak anlaşılır.

Tedarikçi Ne Zaman ve Nasıl Değiştirilir?

Tedarikçi ilişkisi kurulduktan sonra kendi haline bırakılmamalıdır. Altı ayda bir yapılan kısa bir değerlendirme, hem sorunları büyümeden görmeyi hem de iyi giden ilişkiyi karşılıklı olarak kayıt altına almayı sağlar. Değerlendirmede zamanında teslim, eksiksiz teslim ve uygunsuzluk oranları ile fiyat davranışı ve iletişim kalitesi birlikte ele alınır.

Tedarikçi değiştirme kararı verildiğinde geçişi yönetmek gerekir. Yeni tedarikçinin ürünü kabul kriterlerinden geçmeden eski tedarikçiyle ilişkiyi bitirmek, raf boşluğu ya da mutfakta ürün eksikliği riski yaratır. Sağlıklı geçiş, iki tedarikçinin bir süre birlikte çalıştığı bir örtüşme dönemi içerir.

BenoniYerim Hakkında

Yazının başındaki ayrım açısından BenoniYerim, tedarikçi ile üreticinin aynı taraf olduğu bir örnektir; ürünler başka bir tesisten alınıp satılmaz. İşletme 2017'de İzmir'de kuruldu ve yurt içine toptan ve perakende satış yapıyor. Ürün grupları galeta çeşitleri, yaprak galeta çeşitleri, grissini, kuru pasta ve şerbetli tatlıdır.

Fiyat listesi sitede yayınlanmaz. Yukarıdaki onay dosyası başlıklarından hangilerinin karşılanabildiği ve çalışma koşulları, teklif aşamasında yazılı olarak paylaşılır.

Üç Sayıyı Tutmaya Bu Ay Başlayın

Zamanında teslim, eksiksiz teslim ve uygunsuzluk oranı. Üç sütunlu bir tabloya her sevkiyatta bir satır eklemek ayda birkaç dakika alır. Üç ay sonunda galeta tedarikçisi ile yapacağınız görüşme, "genelde iyiler" cümlesinin üzerine değil sayıların üzerine kurulur; karşı taraf da neyin düzeltileceğini net görür.